RODO dla restauracji
RODO w Twojej restauracji: co robi Lokamo, co robisz Ty
Krótki, praktyczny przewodnik dla restauratorów, którzy wdrażają Lokamo: kto jest administratorem danych gościa, co robi Lokamo jako podmiot przetwarzający i jak wygląda umowa powierzenia.
Przewodnik przygotowany przez Murani sp. z o.o. Wyjaśnia zasady RODO obowiązujące we współpracy z Lokamo prostym językiem; nie zastępuje indywidualnej porady prawnej dopasowanej do Twojego lokalu. Stan na dzień: 8 sierpnia 2026.
Kto jest kim: administrator i podmiot przetwarzający
RODO rozróżnia dwie role. Zanim przejdziemy dalej, warto ustawić je poprawnie dla Twojego lokalu.
Ty: administrator danych
Decydujesz, jakie dane gościa zbierasz w swoim lokalu i po co. Odpowiadasz za zgodność z RODO wobec swoich gości i wobec Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Lokamo: podmiot przetwarzający
Przetwarza dane gości wyłącznie na Twoje polecenie, na podstawie umowy powierzenia. Odpowiada za bezpieczeństwo systemu, w którym te dane są przechowywane i przesyłane.
Poddostawcy Lokamo: dalsze podmioty przetwarzające
Lokamo korzysta z kilku wyspecjalizowanych dostawców infrastruktury i modeli AI, żeby świadczyć usługę. Każdy z nich przetwarza dane w wąskim zakresie, opisanym niżej.
Operatorem Lokamo i podmiotem przetwarzającym dane Twoich gości jest Murani sp. z o.o.. Pełne dane rejestrowe i identyfikacyjne, a także zasady przetwarzania danych odwiedzających stronę i użytkowników panelu, znajdziesz w polityce prywatności Lokamo. Ten dokument jej nie powiela, tylko tłumaczy, co RODO oznacza dla Ciebie jako restauratora.
Jakie dane gościa widzi Lokamo
Lokamo zbiera tylko to, czego potrzebujesz, żeby obsłużyć zamówienie: przy stoliku, na wynos albo z dostawą.
- Losowy identyfikator urządzenia gościa, przypisany do jego telefonu na czas wizyty
- Imię gościa, a przy zamówieniu na wynos lub z dostawą także numer telefonu i adres e-mail, żeby dać znać, że zamówienie jest gotowe
- Adres dostawy, jeśli gość zamawia z dowozem
- Treść zamówienia: wybrane dania, ilości, warianty
- Notatka do zamówienia albo do wezwania kelnera
- Ocena i treść opinii, jeśli gość zdecyduje się ją zostawić
- Zgoda na wiadomości SMS od lokalu, jeśli gość ją wyrazi
Równie ważne jest to, czego Lokamo nie robi.
- Gość nie musi zakładać konta. Może to zrobić, żeby szybciej zamawiać ponownie, i może je w każdej chwili usunąć w swoim profilu
- Lokamo nie przetwarza danych karty płatniczej ani numeru rachunku gościa. Płatność przy stoliku przyjmuje Twój zespół, a płatność online obsługuje Przelewy24 na Twoim koncie sprzedawcy
Jak technicznie zabezpieczone są dane Twoich gości
To praktyczny szczegół, warty znajomości, gdy tłumaczysz gościom albo kontroli, jak działa system.
- Przeglądarka gościa nigdy nie łączy się bezpośrednio z bazą danych
- Każde zamówienie, wezwanie kelnera i opinia przechodzą przez serwer, który najpierw sprawdza token przypisany do Twojego stolika
- Dostęp anonimowy wprost do bazy danych jest zablokowany na poziomie polityk dostępu, więc odczytanie danych gościa z pominięciem tego serwera nie jest możliwe tą drogą
Poddostawcy Lokamo, czyli dalsze podmioty przetwarzające
Żeby Lokamo działało, kilku wyspecjalizowanych dostawców przetwarza dane w wąskim, opisanym niżej zakresie.
| Dostawca | Rola | Do czego go używamy |
|---|---|---|
| Supabase | Baza danych i uwierzytelnianie | Przechowuje dane zamówień, wezwań i opinii oraz obsługuje logowanie w panelu restauracji |
| Cloudflare | Hosting, e-mail i LokamoAI | Serwuje aplikację gościa i panel restauracji, wysyła gościom e-maile o zamówieniu, obsługuje funkcje LokamoAI (np. tłumaczenie karty) i przechowuje kopie zapasowe |
| sms‑gate.app | Przekazywanie SMS | Przekazuje wiadomość do telefonu Twojego lokalu, z którego wychodzi SMS do gościa |
| Przelewy24 | Płatności online | Przyjmuje płatność gościa za zamówienie online na Twoim koncie sprzedawcy |
| Photon (komoot) | Wyszukiwanie adresów | Podpowiada i sprawdza adres dostawy wpisywany przez gościa |
| Google Gemini | Model AI (zapasowy) | Odczytuje kartę z pliku PDF i przejmuje zadania LokamoAI, gdy główny model jest niedostępny |
Pełną, aktualną listę poddostawców i ich polityki prywatności znajdziesz w polityce prywatności Lokamo. Jeśli sam podłączasz do Lokamo dodatkowe systemy, na przykład własny system kasowy (POS), sprawdź zasady przetwarzania danych osobno u jego dostawcy.
Co musisz zrobić po swojej stronie
RODO to nie tylko obowiązek Lokamo. Kilka rzeczy zostaje po Twojej stronie jako administratora danych.
- Poinformuj gości, że stolik korzysta z systemu zamówień online, na przykład krótką informacją przy kodzie QR albo w regulaminie lokalu
- Podpisz z Lokamo umowę powierzenia przetwarzania danych, zanim zaczniesz przetwarzać przez system dane gości
- Wyznacz w swoim zespole osobę odpowiedzialną za sprawy danych gości, nawet jeśli to nie jest formalny inspektor ochrony danych
- Zaktualizuj swój rejestr czynności przetwarzania o Lokamo jako podmiot przetwarzający
- Sprawdź warunki przetwarzania danych we własnych systemach, które podłączasz do Lokamo, na przykład w swoim systemie kasowym (POS)
Jak wygląda umowa powierzenia
Umowa powierzenia przetwarzania danych to dokument wymagany przez RODO za każdym razem, gdy zlecasz przetwarzanie danych osobowych innej firmie. Ponieważ Lokamo przetwarza dane Twoich gości na serwerach w Twoim imieniu, taka umowa powinna obowiązywać między Tobą a Lokamo.
Co zwykle zawiera taka umowa
- Zakres i cel przetwarzania danych
- Rodzaj danych i kategorie osób, których dotyczą, czyli Twoich gości
- Czas trwania przetwarzania
- Obowiązki Lokamo: poufność, zabezpieczenia techniczne, pomoc przy realizacji praw gości
- Zasady korzystania przez Lokamo z poddostawców
- Zasady zgłaszania incydentów bezpieczeństwa
- Co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy
Wzór umowy powierzenia dla klientów Lokamo przekazujemy w procesie zawierania umowy o korzystanie z Lokamo, a na życzenie także wcześniej. Jeśli nie masz jeszcze podpisanej umowy albo masz pytania, napisz do nas na rodo@lokamo.pl.
Częste pytania
Czy muszę mieć zgodę gościa na przetwarzanie jego danych?
Zwykle nie musisz pytać o osobną zgodę. Złożenie zamówienia, wezwanie kelnera czy zostawienie opinii to działania, które gość podejmuje sam, żeby skorzystać z obsługi Twojego stolika, więc zwykle mieszczą się w realizacji usługi i nie wymagają osobnej zgody. Jeśli dodatkowo chcesz wykorzystywać te dane do marketingu, ocenę podstawy prawnej warto skonsultować z prawnikiem.
Kto odpowiada za dane gościa: ja czy Lokamo?
To Ty jesteś administratorem danych swoich gości: decydujesz, po co zbierasz dane i jak z nich korzystasz w swoim lokalu. Lokamo jest podmiotem przetwarzającym: przetwarza te dane wyłącznie na Twoje polecenie, na podstawie umowy powierzenia, i odpowiada za bezpieczeństwo infrastruktury, w której dane są przechowywane.
Czy dane moich gości wychodzą poza Unię Europejską?
Tak, część poddostawców Lokamo ma siedzibę poza Unią Europejską: Cloudflare (hosting, e-mail i LokamoAI) oraz Google (zapasowy model AI do odczytu kart z PDF) to firmy z USA. Przekazywanie im danych opiera się na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo na EU-US Data Privacy Framework, w którym obie firmy uczestniczą. Supabase, nasza baza danych, przechowuje dane docelowo w Unii Europejskiej. Aktualną listę poddostawców i mechanizmów transferu otrzymasz, pisząc na rodo@lokamo.pl.
Jak długo Lokamo przechowuje dane z zamówień?
Imię, numer telefonu, adres e-mail i adres dostawy gościa, który zamawiał bez konta, Lokamo automatycznie anonimizuje po 90 dniach od zamówienia. Treść zamówień zostaje w Twoich rozliczeniach do zakończenia umowy. Gość z kontem sam decyduje, jak długo je utrzymuje. Dokładne okresy przechowywania dla poszczególnych kategorii danych opisuje polityka prywatności Lokamo.
Co zrobić, gdy gość chce, żeby zapomnieć jego dane?
Gość z kontem usuwa je sam w swoim profilu, a Lokamo anonimizuje wtedy jego zamówienia. Gość bez konta może zwrócić się do Ciebie jako obsługi lokalu albo napisać bezpośrednio do Lokamo na rodo@lokamo.pl. Identyfikujemy go wtedy po dostępnych danych zamówienia, na przykład dacie, numerze telefonu albo stoliku, a jego dane usuwamy albo anonimizujemy. Dane kontaktowe gości bez konta i tak anonimizujemy automatycznie po 90 dniach.
Czy Lokamo przetwarza dane płatności gości?
Nie. Płatność przy stoliku przyjmuje Twój zespół, tak jak dotychczas: gotówką, terminalem albo innym systemem, którego używasz. Jeśli włączysz płatności online, gość płaci przez Przelewy24 na Twoim koncie sprzedawcy. Lokamo przekazuje do Przelewy24 tylko kwotę, opis zamówienia i adres e-mail gościa, a numerów kart ani danych logowania do banku nie widzi i nie przechowuje.
Czy potrzebuję inspektora ochrony danych (IOD)?
Większość restauracji korzystających z Lokamo nie ma prawnego obowiązku wyznaczania formalnego inspektora ochrony danych. Warto mimo to wyznaczyć w swoim zespole jedną osobę odpowiedzialną za sprawy danych gości, a ostateczną ocenę obowiązku powołania IOD skonsultować z prawnikiem, zwłaszcza jeśli Twój lokal jest częścią większej grupy albo przetwarza inne dane na dużą skalę.